{PROJECT}../template/home.ini {MENU}00.04.01.08 {TITLE}Gestion des documents -- aide aux usagers {CONTENT}

Ce mode d'emploi est éditable par tous les enseignants, vous pouvez donc le faire évoluer si vous en sentez la nécessité

L'organisation de la diffusion de documents

Une partie importante des informations à diffuser aux étudiants et aux enseignants est constituée de textes ou d'images statiques ou de documents dynamiques à télécharger tels que des feuilles de calcul par exemple. Ces documents seront le plus souvent des fichiers images ou PDF. Pour ces informations, il n'est pas besoin de prévoir de modifications, elles ont juste besoin d'être mises à disposition et, éventuellement retirées.

La diffusion de ces documents est organisée dans des sous-répertoires différents de ceux qui accueillent les pages du CMS ; en fait, dans chaque espace (public, étudiants, enseignants et admin) un sous-répertoire docs contient les documents qui doivent être visibles par le public correspondant.

Chaque sous-répertoire docs est organisé en sections qui permettent de classer les documents mis à disposition. Au démarrage de l'activité, l'organisation des sections est la suivante :

/docs            dans l'espace public
  images            les images utilisées par le site
  textes            textes de référence
/etud/docs       dans l'espace étudiants
  notes             diffusion des notes aux étudiants
/ens/docs        dans l'espace enseignants
  cr_acdi           comptes-rendus de l'ACDI
  cr_cri            comptes-rendus du CRI
  cr_dpt            comptes-rendus du Département
  feuilles_notes    diffusion des tables de saisie des notes
  images            des images
  listes            tables de listes diverses
  modeles           modèles divers dont les sujets de contrôles
  textes            textes de référence
/admin/docs      dans l'espace admin
  images            des images
  textes            textes de référence

Il est très facile de faire évoluer cette structure puisque tout enseignant peut à sa guise ajouter des sections.

Pour donner accès aux documents il suffit de les référencer par un lien hypertexte depuis une ou plusieurs pages du site ; les répertoires de documents ne peuvent pas être explorés directement à partir d'un navigateur client, un document n'est donc accessible aux usagers que si un lien lui donne effectivement un accès.

L'outil de gestion des documents

C'est un formulaire HTML ; dans toutes les zônes de diffusion et toutes les sections, il permet de :

Les deux boîtes de choix en haut à gauche de la page permettent de sélectionner la zône et la section de diffusion ; la liste des documents actuellement dans la la section choisie est affichée en bas de la page.

Le cadre en haut à droite (grisé) contient le dialogue de chargement : le bouton Browse ... permet de sélectionner le fichier à télécharger sur votre disque local ; si vous ne remplissez pas la case Nom dans l'espace de diffusion, le fichier gardera le même nom, sinon il sera renommé dans l'espace de diffusion. Vous ne pouvez pas téléchargé de fichier plus grand que la taille indiquée (limitation liée à la configuraion d'Apache et PhP sur le serveur). Pour faire le téléchargement, il suffit de cliquer le bouton UpLoad ; le résultat du téléchargement s'affiche dans une ligne d'état en haut de la page (rouge ou verte suivant la réussite) et, si le téléchargement s'est bien fait, le nouveau document apparaît alors dans la liste du bas de la page.

La liste des documents affiche leur noms et leurs tailles ; s'il s'agit d'images, une version de taille limitée à 100x70 est affichée à droite. Sur chaque document quatre actions sont possibles :

  1. télécharger (download) le document en cliquant sur son nom,
  2. détruire le document an cliquant sur del,
  3. protéger le document en cliquant sur lock,
  4. déprotéger le document en cliquant sur unlock,

Suivant l'état du document, toutes les actions ne sont pas possibles, seules les actions possibles s'affichent. Dès qu'une action modifiant un document est sollicitée, une demande de confirmation est affichée puis une ligne d'état informe du déroulement (bon ou mauvais) de l'action.

Le site étant en partie alimenté par mise à jour CVS, tous les fichiers n'appartiennent pas à l'utilisateur Apache et certaines opérations de protection et déprotection ne sont pas possibles.

Quand vous avez chargé un nouveau document, vous devez modifier (au moins) une page du site pour placer un lien vers ce document, sinon seuls les enseignants pourront le voir à travers l'interface de gestion des documents.

Quelques recommandations

N'oubliez pas que le site est collectif et que certaines règles d'organisation sont à respecter.